Protokolle kennst du natürlich, wenn du schon mal an Meetings teilgenommen hast. Wie du das Protokoll mit Google Docs gleich so schreiben kannst, dass alle Teilnehmer auf dem aktuellen Stand sind, wenn das Meeting vorbei ist, zeige ich dir in diesem Artikel.
Als Agile Team Facilitator ist es wichtig, solche Techniken zu kennen, um schnell startklar zu sein.
Protokoll mit Google Docs: Was ist das?
Google Docs ist die Textverarbeitung aus dem Hause Google. Du kannst in deinem Google Drive dann alle Dokumente sehen, teilen und sortieren. Google Docs ist recht intuitiv und hat einen besonderen, einfachen Vorteil: gemeinsames Bearbeitung klappt sehr, sehr einfach.
Protokoll als Google Docs aufsetzen
Gehen wir die notwendigen Schritte einmal durch, damit du dein Protokoll aufsetzen und nutzen kannst. Der Prozess ist recht einfach und in drei Schritten kommst du zum Ziel:
Google Account erstellen / anmelden
Zuerst benötigst du den Account. Die meisten Internetbenutzer haben einen Google Account, deswegen gehe ich hier nur begrenzt darauf ein. Wichtig: nur du als Ersteller brauchst zwingend einen Account, der Rest der Teilnehmer kann auch ohne auf das Protokoll zugreifen.
Protokoll als Google Docs anlegen
Lege einfach ein Google Dokument an, benenne es sinnvoll und trage die notwendigen Daten ein.

Link zur Bearbeitung erstellen
Ich nutze meinen Google Account für das Unternehmen und deshalb sieht mein Menü unter Umständen etwas anders aus als deines, die grundsätzliche Funktionalität ist aber identisch. Achte darauf, dass jeder mit Link Schreibrechte hat.

Teile den Link für das Protokoll im Vorfeld
Wenn du deine Session oder Meeting planst, dann kannst du das Protokoll im Vorfeld anlegen und gleich mit in die Einladung aufnehmen. Das bring in der Regel folgende Vorteile mit sich
Vorteile in deiner Session
In deiner Session kannst du dir nun den Vorteil des Sharings zu Nutze machen. So ist es möglich, dass du in den Regeln des Meetings mit den Teilnehmern vereinbarst, dass jeder zum Beispiel seinen eigenen Punkt dokumentiert oder aber auch einen anderen.
Am Ende hat jeder das gesamte Protokoll und die Mitschrift gleich gesehen und so entfallen unnötige Punkte, die du sonst im Nachgang tun und prüfen lassen musst: Review, Einarbeitung von Änderungen und doppelte Verschicken von Dateien.