Schlecht vorbereitete und geführte Meetings kosten Unternehmen viel Geld und Zeit, die ihnen bei der Entwicklung Ihrer Dienstleistungen, Produkte und Services fehlen: falsche Teilnehmer, fehlende Vorbereitung, fehlende Moderation, fehlender Fokus, unklares Ziel, Ablenkungen (Emails etc), fehlende aktive Beteiligung, keine klaren Entscheidungen, sich wiederholende Diskussionen, fehlende Dokumentation, unklare Mandate / Delegation … sind nur ein paar Punkte der auftretenden Probleme.
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Ein auffallend häufiger Aspekt ist, dass Besprechungen durchgeführt werden, in denen verschiedene Teilnehmer unterschiedliche Ziele verfolgen oder sich weder über ihre eigenen Ziele bewußt sind, noch die der anderen. Darum sollte ein guter Facilitator immer vorab eine Klärung über die Ziele herbeiführen. Idealerweise haben alle Teilnehmer das selbe Ziel. Eine tolle Alternative ist, dass manche Teilnehmer erkennen, dass sie andere Ziele verfolgen, in dieser Besprechung falsch sind und ihre wertvolle Zeit sinnvoller verwenden können: TOP - Geld gespart!
Welche unterschiedlichen Ziele haben Meetings eigentlich? Wir unterscheiden 4 verschiedene Ziele, die Meetings zugrunde liegen, die ich im weiteren erörtern möchte:
INFORM
ein Teilnehmer oder eine Gruppe von Teilnehmern möchte informieren. Häufig handelt es sich um die Verbreitung von Fakten, wie neuen Unternehmensregeln oder Erkenntnisse aus einer aktuellen Studie. Der Informationsfluss läuft unidirektional von einer Gruppe von Menschen zu einer anderen. Auch wenn andere Methoden möglich (und willkommen) sind, findet dies meist als Frontal-Veranstaltung statt.
ELABORATE
Teilnehmer möchten gemeinsam etwas erarbeiten, erörtern, diskutieren, ausprobieren. Die Informationen verlaufen in verschiedene Richtungen, auf allen Seiten findet ein Lernen statt (hoffentlich). Ziel des Meetings sind Erkenntnisse, die vorher keinem im Raum bekannt waren. Hilfreich sind hierbei Methoden, um alle Beteiligten auf kreative Weise einzubinden und alle Sichtweisen einzubauen. Ein guter Facilitator kann den Prozess fördern und die Qualität des Ergebnisses positiv beeinflussen.
DECIDE
Ziel von Besprechungen kann eine explizite Entscheidung sein. Wichtig zu wissen ist, wer denn für das aktuelle Thema die Entscheidungsbefugnis hat: Dürfen, Wollen und Können, und welches Verfahren zur Entscheidung verwendet wird. Autokratische Entscheidungen folgen andern Regeln als Gruppenentscheidungen. Wie schafft man es, dass Entscheidungen getroffen werden, die die ganze Gruppe trägt und nachverfolgt und die nicht wieder im nächsten Meeting in Frage gestellt und erneut diskutiert werden? Dazu bedarf es einer gewissen Gruppen-Reife und eines starken Facilitators mit einem klaren Methodenkoffer!
SOCIALIZE
haben Sie schon mal an einem Kennenlernen-Termin teilgenommen oder einem Team-Building-Event? Ja, hierbei steht Socializing im Mittelpunkt: Menschen sollen sich kennenlernen mit verschiedenen Aspekten ihrer Stärken und Schwächen, mit dem Ziel, dass sich das gegenseitige Verständnis und die Zusammenarbeit erhöhen und die Gruppe im Anschluß erfolgreicher, leichter, effektiver, effizienter, nachhaltiger, fokussierter, generell “besser” die gemeinsamen Ziele verfolgen kann.
Wenn man mal an die letzten Besprechungen zurückdenkt, fällt dem ein- oder anderen auf, dass seine Meetings mehrere dieser Ziele vereint hatten: auch das kann sinnvoll sein und um so wichtiger ist es, dass sich alle Teilnehmer finden einzelnen Besprechungsphasen klar darüber sind, was gerade im Fokus steht.
Mehr über dieses Thema findet ihr im Newsletter vom Agile Team Facilitator: www.agile-team-facilitator.com oder natürlich auch in unserem Training 🙂
Der Artikel ist ebenso auf LinkedIn erschienen: https://www.linkedin.com/pulse/ziele-von-meetings-anja-stiedl
