Mit diesen Zoom Tipps bist du in dem Bereich der Videokonferenztools bestens gerüstet. Zoom ist ein sehr gutes Werkzeug, was sich auch für das digitale Facilitieren ausgezeichnet verwenden lässt. Damit das auch bei dir gut funktioniert, haben wir dir in diesem Artikel die wichtigsten Zoom Tipps zusammen getragen, damit deine Zoom Session auch ein voller Erfolg wird.
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Dieser Artikel wird sich von Zeit zu Zeit ändern und neue Informationen bereitstellen. Wenn du von Udemy oder unserem eigenen Online Kurs über den Agile Team Facilitator kommst, dann ist dieser Artikel für dich auch die Grundlage für Zoom und den Umgang damit.
Zoom Tipps vor der Videokonferenz
Zoom durch Teilnehmer testen lassen
Mit der URL zoom.us/test kannst du deine Teilnehmer im Vorfeld testen lassen, ob deren Infrastruktur den Anforderungen an die Videokonferenz taugt. So hast du oft weniger Probleme, als wenn sich die Teilnehmer das erste mal dann bei dir einloggen.
Eine neue ID generieren
Du kannst bei Zoom deine persönliche Meeting ID (PIM) verwenden. Diese ist bei einem Pro Account immer gleich und wertvoll, wenn du diese an Bekannte und Familie verteilst. Man kann so einfach und ohne Einladung zur dir in die Session kommen.
Wenn du Meetings und Sessions facilitierst, dann möchtest du das aber genau nicht. Deswegen kann ich dir nur empfehlen: generiere für jedes Meeting eine neuen ID und teile diese dann den Teilnehmern mit.
Ausnahme
Wenn wir über die Session Typ spontan sprechen, dann kann es durchaus sinnvoll sein, so eine konstante Meeting ID (PIM) zu haben und deinem Team diese mitzuteilen. Damit sparst du ggf. wenige Sekunden. Trotzdem gilt auch hier: denke darüber genau nach, wird die ID zu bekannt, kann es sein, dass andere Personen, die du nicht in der Session haben willst, rein kommen. Das gilt auch für automatisierte Bots.
Password nutzen
Mit einem Passwort ist deine Session sicher. Damit kannst du ausschließen, dass andere unbefugten Zutritt zu deiner Session bekommen.
Kein Verteilen der Links
Für alle Sessions und Meetings mit Zoom gilt: teile deine Links nur dann, wenn es sein muss und auch nur mit dem Teilnehmerkreis, der dafür vorgesehen ist. Nichts ist störender, wenn in einem Training dann Benutzer auftauchen, die dort gar nichts zu suchen haben.
Warteraum nutzen
Wenn du nicht willst, dass jeder einfach in dein Meeting kommt, dann nutze bei Zoom den Wartebereich. Dort können die Teilnehmer ankommen und du kannst dann (wenn es zum Beispiel die richtige Zeit hat) alle Teilnehmer einlassen.
Mit einem Klick auf "Sicherheit" kann der Warteraum aktiviert, das Meeting gesperrt und die Erlaubnis für Teilnehmer geändert werden,
Kein Screensharing für die Teilnehmer
Wenn Teilnehmer kein Screensharing machen sollen, dann kannst du die Funktion von Beginn an gleich ausschalten. Damit wird es auch nicht versehentlich aktiviert.
Mit einem Klick auf "Sicherheit" kann der Warteraum aktiviert, das Meeting gesperrt und die Erlaubnis für Teilnehmer geändert werden,
Google Kalender / Outlook mit Zoom verbinden
Spare wertvolle Zeit bei der Erstellung deiner Meetings und Session, indem du Plugins von Zoom nutzt. So ist es möglich mit Google Calendar und Zoom oder auch Outlook und Zoom deine Meetings direkt aus dem Kalender zu planen, ohne über die Website oder App von Zoom zu gehen.
Plane mit einem Backup Kanal
Du weißt nie, was passiert und ebenso wenig, ob deine Internetverbindung hält. Wenn du auf Nummer sicher gehen möchtest oder musst, dann nutzt du eine parallele mobile Verbindung. Dazu kannst du dich immer als weiterer Teilnehmer in deine eigene Session einklinken.
Zoom Tipp für das Aussehen: Beauty kann helfen!
Nutze doch mal schnell einen Videofilter, damit wird deine Haut etwas glatter und es lässt sich auch früh am Morgen schon eine Videokonferenz durchführen.
Setze den Haken bei "Videofilter anwenden" und schon siehst du etwas schöner aus 🙂
Zoom Tipps während der Videokonferenz
Arbeit mit einem Co-Host
Wenn du die Möglichkeit hast arbeite nicht alleine, sondern besorge dir einen Co-Host, der dich bei deinem Meeting und deiner Session unterstützt.
Meeting schließen
Du facilitierst ein Training? Wunderbar, dann weißt du in der Regel, ob alle Teilnehmer dabei sind. Dann kannst du ein Meeting auch sperren. Das sollte eine deiner ersten Tätigkeiten sein, nachdem die Videokonferenz gestartet ist.
Mit einem Klick auf "Sicherheit" kann der Warteraum aktiviert, das Meeting gesperrt und die Erlaubnis für Teilnehmer geändert werden,
Schalte deine Teilnehmer auf stumm
Wenn du Gruppenübungen machst, bei denen die Teilnehmer selbst etwas erarbeiten, lohnt es sich über eine Stummschaltung nachzudenken.
Nutze Shortcuts
Die Freunde der flinken Finger finden den ein oder anderen Shortcut als nützlichen Zoom Tipp. Wer sich diese merken und anwenden kann, ist damit deutlich schneller als der Rest mit der Maus.
Freunde der Shortcuts werden in den Einstellungen fündig.
Immer per Audio einwählen
Wer viel oder immer über Computeraudio teilnimmt, kann die Einstellungen so anpassen, dass dieser Klick wegfällt und du schnell bist (zum Beispiel bei spontanen Sessions).
Für wiederkehrende Session gleiche URL nutzen
Wenn du mit deinem Team wiederkehrende Sessions macht, spart es Zeit, wenn sich alle Teilnehmer über den gleichen Link treffen können.
Setze den Haken "wiederkehrendes Meeting" für die gleiche URL / Passwort Kombination.
Arbeitest du mit der Integration von Google Calender und Zoom, dann musst du die Regelmäßigkeit erneut in deinem Kalender explizit angeben. Egal, on du den gegeben Link nutzt oder dann noch mal explizit (wie bereits hier beschrieben) Zoom auswählst ist dabei egal.
Hand vor den Bildschirm bei Fragen
Nutze diesen Zoom Tipp (der natürlich auch bei jedem anderen Videokonferenztool funktioniert), um als Gruppennorm festzulegen, wie mit Fragen der Teilnehmer umgegangen werden soll. Wenn jemand seine Hand in die Kamera hält, dann bedeutet der Teilnehmer hat eine Frage.
Nutze Textkarten bei Problemen
Du kannst kleine Karten vorbereiten (oder unser vorbereitetes Kartenset dafür nutzen), auf denen wichtige Information stehen. Bei Bedarf hältst du diese in die Kamera:
Ändere deinen (virtuellen) Hintergrund
Nicht jeder hat das perfekt aufgeräumte Arbeitszimmer, wenn er denn überhaupt eines hat. Hier hilft Zoom, in dem man den Hintergrund verändern kann. Ob per Greenscreen oder auch so - Zoom bringt gute Ergebnisse zu Tage, die den Blick auf das Home Office oder den Arbeitsplatz verschleiern.
Das klappt auch bei schlechteren Lichtverhältnissen zumindest so gut, dass dein (unaufgeräumtes) Zimmer nicht sichtbar ist.
Datacenter selbst auswählen
Über die Webseite kannst du bei Zoom einstellen, welche Data Center genutzt werden sollen.
